PERFIL DE UN SECRETARIO O SECRETARIA.

Ejecutar actividades pertinentes al área secretaria y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.  

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
• Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
• Recibe y envía correspondencia.
• Opera la máquina fotocopiadora y fax.
• Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
• Realiza y recibe llamadas telefónicas.
• Actualiza la agenda de su superior.
• Toma mensajes y los transmite.
• Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.
• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
• Convoca a reuniones de la unidad.
• Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
• Actualiza el archivo de la unidad.
• Distribuye la correspondencia de la unidad.
• Elabora cheques.
• Desglosa y entrega cheques.
• Lleva control de caja chica.
• Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
• Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
• Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
• Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
• Elabora actas de notas.
• Elabora hemeroteca.
• Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
• Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
• Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
• Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
• Actualiza la cartelera.
• Vende guías a los estudiantes.
• Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
• Transcribe y accesa información operando un micro computador.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Las actividades anteriormente mencionadas son las que empleara una secretaria o secretario, claro; no todas las llevara a cavo, pero si en su mayoría. 

Elii Garcia.